Udfordringen
Vejrup IF havde en klassisk foreningsudfordring: Udlæg og trænerudbetalinger blev håndteret manuelt i regneark, papirformularer og e-mailtråde. Det gav unødigt administrativt arbejde, risiko for fejl og begrænset indsigt i, hvor en sag befandt sig.
Samtidig var der et konkret behov for at håndtere den årlige symbolske trænerløn ved sæsonafslutning på en mere ensartet og gennemsigtig måde.
Målet var en løsning, der kunne:
- Strømligne godkendelsesflowet med klare roller
- Håndtere udlægsanmodninger fra oprettelse til godkendelse og afslutning i ét samlet flow
- Integrere med Conventus uden at duplikere medlemsopsætning eller eje medlemsdata
- Sikre ensartet dokumentation til bogføring og udbetaling
- Reducere manuelt arbejde gennem automatisering af status og kommunikation
- Give trænere og administration løbende overblik over sagers fremdrift
Løsningen
Jeg udviklede en samlet udgifts- og udbetalingsløsning i ASP.NET Core MVC med fokus på driftssikkerhed, sporbarhed og brugervenlighed.
Kernearkitektur
Løsningen bygger på et flertrins-flow:
- Anmoder opretter udlæg eller årlig trænerudbetaling
- Godkender behandler og godkender/afviser sagen
- Modtager udfylder nødvendige afsluttende oplysninger
- Administration håndterer den endelige udbetaling og afslutter sagen
Alle trin logges i databasen via Entity Framework Core, så der er fuld historik over ændringer, beslutninger og status.
Centrale funktioner
PDF-dokumenter
Systemet genererer PDF’er med iText7, så dokumenter til bogføring og udbetaling altid har ensartet struktur. Det letter arbejdet for bogholderen, fordi bilag ikke længere skal scannes manuelt.
Dansk formatering
Beløb, datoer og dokumentfelter følger danske konventioner (da-DK), så output er forståeligt og praktisk anvendeligt i den daglige drift.
Automatiske notifikationer
MailKit bruges til notifikationer ved statusskift, så de rette personer får besked på det rette tidspunkt.
Conventus som datakilde
Løsningen er bygget til at arbejde sammen med Conventus, så medlemsopsætning fortsat håndteres i den normale Conventus-workflow. Udbetalingssystemet kopierer ikke unødigt data og fungerer ikke som system of record for medlemsoplysninger.
OTP-login via e-mail
Brugere logger ind med en engangskode sendt via e-mail. Det giver lav adgangsbarriere for foreningsbrugere og en mere sikker adgangsmodel uden faste adgangskoder.
Rollebaseret adgang
Brugerne ser kun de handlinger og data, der er relevante for deres rolle, hvilket gør arbejdsgangen enklere og mere sikker. I praksis opretter en administrator/udbetalingsansvarlig sagen, hvorefter modtageren bekræfter egne oplysninger og angiver kontonummer. Systemet godkender ikke selve udbetalingen, men leverer den nødvendige dokumentation til bogføring og til, at bogholderen kan gennemføre udbetalingen.
GDPR og datalivscyklus
Løsningen understøtter GDPR ved at begrænse, hvor længe data opbevares, så persondata ikke ligger længere end nødvendigt for drift og dokumentationskrav.
Forberedt til videreudvikling
Arkitekturen er gjort modulær, så nye integrationer kan tilføjes senere, for eksempel integration til bogførings systemer eller andre administrative systemer.
Containeriseret drift
Løsningen er gjort klar til Docker-baseret deployment, så den er nem at drifte og flytte mellem miljøer.
Tekniske højdepunkter
- .NET 8 som platform for moderne C#-udvikling
- Entity Framework Core til datalagring, relationer og historik
- iText7 til pålidelig generering af PDF-dokumenter
- MailKit til robust e-mailkommunikation
- Docker Compose til lokal udvikling og drift
Resultat
Vejrup IF fik en markant mere enkel proces for både udlæg og den årlige trænerudbetaling. Der er færre manuelle trin, bedre overblik for alle involverede og mere ensartet dokumentation.
Det betyder mindre administrativ belastning i hverdagen og en mere sikker afslutning af sæsonen, når de symbolske trænerlønninger skal udbetales.
Samtidig står foreningen med en platform, der kan udbygges efter behov i stedet for at skulle erstattes, når kravene ændrer sig.
Projektet viser, hvordan en målrettet digital løsning kan gøre en konkret forskel i foreningsdrift, når den tager udgangspunkt i de faktiske arbejdsgange og behov. Samtidig er løsningen designet, så den også kan tilpasses andre foreninger og virksomheder med lignende processer.